ผู้ประกอบการ และพ่อค้า แม่ค้าทั้งหลาย อาจจะคุ้น ๆ กับระบบ POS นี้กันบ่อย ๆ แน่นอน เพราะที่จริงระบบนี้ก็คือ ระบบขายหน้าร้าน หรือ เครื่องคิดเงิน ที่เห็นตามห้าง ร้านค้า และร้านอาหารต่าง ๆ และรู้ไหมว่า ระบบนี้ ไม่ใช่แค่เครื่องคิดเงินธรรมดา ๆ เท่านั้น เพราะมีฟีเจอร์ทรงประสิทธิภาพ ที่ครอบคลุมทุกการใช้งานอีกด้วย บทความนี้ เราจะพาไปรู้จักกับ ระบบ POS คือ อะไร? เผื่อผู้ประกอบการท่านไหน ที่กำลังลังเลว่า จะใช้ระบบนี้ดีหรือไม่ จะได้ตัดสินใจได้ง่ายขึ้น ไปดูกันเลยดีกว่า
รู้จักกับ ระบบ POS
ระบบ POS คือ ระบบขายหน้าร้าน ย่อมาจาก Point of Sale System เรียกกันสั้น ๆ ว่า”POS” พูดง่าย ๆ คือ ตัวเครื่องที่ตั้งอยู่ตรงบริเวณแคชเชียร์ และต่อพ่วงกับ เครื่องสแกนบาร์โค้ดนั่นเอง ซึ่งในสมัยก่อน เรามักจะเห็นกันแค่เครื่องคิดเงินธรรมดา ๆ ที่บอกเพียงยอดขายเท่านั้น แล้วก็ไม่ตอบโจทย์การใช้งาน สำหรับผู้ประกอบการ และเจ้าของร้านค้า สักเท่าไหร่
โดยต่อมา เครื่องคิดเงินสินค้าเหล่านี้ ก็ได้ถูกพัฒนา ใส่โปรแกรมลงไป จนกลายเป็นเครื่องคิดเงินสุดล้ำ ที่เรารู้จักกันดี ในชื่อของระบบ POS ในปัจจุบันนั่นเอง และเมื่อระบบนี้ อยู่ในอุปกรณ์อื่น เราก็จะเรียกมันว่า เครื่อง POS, เครื่องคิดเงิน POS, โปรแกรม POS หรือแม้กระทั่งอุปกรณ์ POS
เครื่อง POS ทำอะไรได้บ้าง?
เครื่อง POS คือ อุปกรณ์ฮาร์ดแวร์ ที่มาในรูปแบบของ iPad POS หรือ Android POS พร้อมซอฟต์แวร์ ที่เป็นโปรแกรมขายหน้าร้าน สามารถบันทึก ข้อมูลการซื้อ-ขาย และออเดอร์ของลูกค้าไว้ได้อย่างละเอียด ส่วนในเรื่องความสามารถ ของระบบ POS หรือโปรแกรมขายหน้าร้านนี้ ก็ไม่ธรรมดา เพราะทำได้มากมาย ดังนี้
- เก็บข้อมูลการขาย
- บันทึกค่าใช้จ่าย
- นับสต๊อกสินค้า
- มีระบบสมาชิก
- ตรวจสอบยอดขาย
- ระบุสินค้าขายดี และไม่ดี
- เรียกดูยอดขายร้านได้อย่างง่ายดาย
นอกจากนี้ระบบ POS ยังเช็คได้ด้วยว่า ยอดขายในระบบ ตรงกับเงินในลิ้นชักหรือไม่ ซึ่งตรงนี้ ช่วยตัดปัญหาพนักงานจอมโกงได้อย่างดี ระบบ POS จึงถือเป็นโปรแกรมขายหน้าร้าน ที่ลดภาระของเจ้าของร้านได้ดีมาก ๆ เมื่อมีระบบ POS ที่ดีจึงช่วยให้ผู้ประกอบการ บริหารร้านได้คล่องขึ้นนั่นเอง
ระบบ POS ประกอบด้วยอะไรบ้าง?
ส่วนประกอบของระบบ POS หรือโปรแกรม POS สามารถแบ่งออกเป็น 2 ส่วน คือ ส่วนของซอฟต์แวร์ และฮาร์ดแวร์ ซึ่งแต่ละส่วนก็จะแตกต่างกัน ดังนี้
1. ส่วนของโปรแกรม POS หรือ ซอฟต์แวร์ (Software)
ซอฟต์แวร์ หรือ ส่วนของโปรแกรม ถือว่าเป็นหัวใจหลักของระบบ POS เลยก็ว่าได้ เพราะส่วนนี้ มีหน้าที่เก็บข้อมูลร้านเป็นหลัก เช่น
- ข้อมูลการขาย
- ข้อมูลสต๊อกสินค้า
- ข้อมูลสมาชิก
- ยอดซื้อสะสม
นอกจากนี้ จะเช็คได้หมดเลยว่า ลูกค้าประจำ ที่มาทานอาหารร้านบ่อย ๆ ชอบกินเมนูไหนที่สุด หรือว่าสินค้าไหน ขายดี ขายไม่ดี และข้อมูลทั้งหมดทั้งมวลเหล่านี้ มักจะถูกจัดเก็บไว้บนคลาวด์ (Cloud) ให้เจ้าของร้านเข้าถึง และเช็คข้อมูลสำคัญของร้าน ได้ทุกเมื่อตามต้องการ
2. ส่วนของอุปกรณ์เครื่อง POS (Hardware)
อุปกรณ์ POS ครอบคลุมไปทั้งตัวเครื่องที่ใส่โปรแกรม และอุปกรณ์อื่น ๆ ที่ทำงานร่วมกัน ในขั้นตอนการขาย ประกอบไปด้วย
- คอมพิวเตอร์ – เป็นตัวประมวลผลข้อมูลทุกอย่าง ที่เกี่ยวกับโปรแกรม POS (แบบเก่า) และต้องใช้คู่กับจอภาพ
- จอภาพ – มีไว้เพื่อแสดงการทำงานของโปรแกรม บางร้านเป็นจอ LCD แต่บางร้าน มีงบเยอะหน่อยก็จัดแบบ Touch Screen กันไปเลย
- iPad – ระบบ POS ที่ทันสมัยขึ้นมาหน่อย จะสามารถใช้งานได้บนไอแพด เป็นที่รู้จักในชื่อของ iPad POS ข้อดีคือ เป็นหน้าจอ Touch Screen ดีไซน์สวยงาม น้ำหนักเบา พกพาสะดวก เคลื่อนย้ายได้ง่าย และประหยัดพื้นที่ภายในร้าน
- แท็บเล็ต หรืออุปกรณ์ Android – มีลักษณะการใช้งานคล้ายกับ iPad เรียกว่า Android POS มักจะมีขนาดใหญ่กว่า iPad POS บางรุ่นมี 2 หน้าจอ และมีเครื่องพิมพ์ใบเสร็จในตัว
- เครื่องพิมพ์ใบเสร็จ – ใช้ในการพิมพ์ใบเสร็จรับเงิน ให้กับลูกค้า มีทั้งแบบความร้อน และหัวเข็ม
- เครื่องสแกนบาร์โค้ด – เป็นแบบเลเซอร์ เพื่อไว้อ่านรหัสบาร์โค้ดของสินค้า หรือรหัสแท่ง
- ลิ้นชักเก็บเงิน – ไว้เก็บเงิน และทอนเงิน ให้กับลูกค้า ซึ่งในส่วนนี้ จะถูกลิงค์เข้ากับเครื่องพิมพ์ใบเสร็จ
- จอแสดงราคา – จะโชว์ราคา และยอดเงินทอน ให้ลูกค้าได้เห็นกัน
หลาย ๆ คน คงมีคำถามว่า จำเป็นต้องใช้หมดทั้ง 8 ตัวนี้เลยหรือไม่ ขอบอกเลยว่า ไม่จำเป็น เพราะอุปกรณ์เหล่านี้ ขึ้นอยู่กับความต้องการของแต่ละธุรกิจ เช่น ร้านอาหาร อาจจะไม่จำเป็น ที่จะต้องใช้เครื่องสแกนบาร์โค้ด และหากคุณใช้ ระบบ POS บน iPad คุณก็ไม่จำเป็นต้องใช้คอมพิวเตอร์ หรือจอภาพอีกต่อไป เพราะจอไอแพด แสดงราคาได้อย่างสะดวก ทันสมัย แล้วก็ประหยัดพื้นที่ และค่าใช้จ่ายได้มาก โดยเฉพาะร้านที่เปิดในห้างสรรพสินค้า ซึ่งปัจจุบัน iPad POS ได้รับความนิยมมากขึ้นเรื่อย ๆ ในหมู่ผู้ประกอบการยุคใหม่
ระบบ POS มีกี่แบบ?
หัวใจหลักของการเลือกซื้อเครื่อง POS สามารถเลือกจากตัวโปรแกรม หรือซอฟต์แวร์ (Software) ที่แบ่งได้เป็น 2 แบบ คือ
1. POS ที่เป็นโปรแกรมเก็บเงินหน้าร้านโดยเฉพาะ (Point of Sale)
ถูกออกแบบมา เพื่องานขายหน้าร้านโดยเฉพาะ สามารถใช้งานง่าย ไม่มีความซับซ้อน มักมีความยืดหยุ่นในการใช้งาน แล้วก็ช่วยให้การขายรวดเร็วยิ่งขึ้น
หากสงสัยว่าระบบ POS หรือโปรแกรมขายหน้าร้านนี้ มีหน้าตาแบบไหน ก็สังเกตได้ง่าย ๆ เพราะหน้าตาโปรแกรม จะดูเรียบง่าย สบายตา ไม่แสดงข้อมูลที่ดูซับซ้อน และไม่มีคำศัพท์ใด ๆ ที่เป็นภาษาบัญชี เหมาะเป็นอย่างมาก สำหรับธุรกิจร้านค้าที่มีเจ้าของคนเดียว หรือนิติบุคคล ที่จ้างหน่วยงานบัญชีภายนอกทำบัญชี และส่งรายงานให้กับสรรพากรอีกทอดหนึ่ง
2. โปรแกรมบัญชี พ่วงกับส่วนของหน้าร้าน (Accounting Software)
สำหรับโปรแกรมบัญชี ที่มีส่วนของหน้าร้าน หรือ Accounting Software จะมีการประยุกต์ใช้หลักการ ของโปรแกรมบัญชีมาใช้งานกับการขายของหน้าร้าน มีข้อเสีย คือ ใช้งานยาก มีข้อจำกัดเยอะ มีขั้นตอนการใช้งานที่ค่อนข้างยุ่งยาก วิธีสังเกต ดูได้เลยว่า ถ้าโปรแกรมขายหน้าร้าน หรือโปรแกรมเก็บเงินหน้าร้าน อันไหนมีคำศัพท์ ที่เป็นภาษาบัญชี เช่น ใบเสนอราคา เจ้าหนี้ ลูกหนี้ หรือระบบเช็คธนาคาร ฯลฯ แสดงว่า เป็นโปรแกรมบัญชี ที่มีส่วนของหน้าร้าน
ระบบ POS ตัวนี้ จะเหมาะกับบริษัท หรือห้างร้านที่มีหลายสาขา หรือมีการทำงาน ของหลากหลายแผนกรวมกัน โดยเฉพาะ ธุรกิจที่ต้องให้แผนกบัญชีของบริษัทตนเอง เป็นผู้ทำงบการเงินส่งสรรพากรกันเอง
ระบบ POS ดีอย่างไร?
1. เช็คข้อมูลได้ตลอดเวลา
เมื่อมีระบบ POS เจ้าของร้านจะเช็คได้หมดเลยว่า วันนี้ขายได้เท่าไหร่ สินค้าชิ้นไหนขายดี สินค้าชิ้นไหนขายไม่ได้ จะได้นำมาวางแผน ว่าควรจะรับสินค้าชนิดไหนมาขายในล็อตถัดไป หรือทำได้แม้กระทั่ง วางแผนจัดโปรโมชั่นสินค้า ที่ขายไม่ค่อยออกได้อีกด้วย
2. ไม่ต้องกลัวเรื่องเงินหาย
ข้อมูลการขาย จะถูกจัดเก็บเข้าโปรแกรมขายหน้าร้าน POS โดยอัตโนมัติ อีกทั้งยังไม่ต้องห่วงว่า จะถูกพนักงานทุจริต ยักยอกเงินไปอีกด้วย เพราะคุณสามารถเช็คข้อมูลการขาย และรายงานต่าง ๆ ได้เองทั้งหมด ดังนั้น โปรแกรม POS จึงช่วยให้หมดปัญหาเรื่องพนักงานจอมโกงได้
3. บริการได้รวดเร็วขึ้น
ด้วยความไฮเทคของระบบ POS หน้าร้าน จึงกดเบอร์โต๊ะลูกค้าขึ้นมา เพื่อดูข้อมูลออเดอร์ได้ในทันที และร้านค้าปลีก ก็สามารถคิดเงินได้รวดเร็วด้วยระบบนี้ แถมระบบ ยังคำนวณยอดเงินทอน ได้อัตโนมัติ จึงทำให้บริการลูกค้าได้เร็วขึ้น พร้อมต้อนรับลูกค้ารายใหม่ ในเวลาอันรวดเร็ว
4. เช็คสต๊อกได้เอง
เมื่อมีระบบ POS คุณจะได้รับการแจ้งเตือนจากระบบตลอด หากวัตถุดิบ หรือสินค้าในร้านกำลังจะหมด คุณจะรู้ว่า ต้องเติมสินค้าไหนก่อน – หลัง จะไม่ต้องสต๊อกของเกินให้เปลืองเงิน ด้วยเครื่องคิดเงินอัจฉริยะนี้ จะช่วยบอกลาปัญหาสต๊อกหมด หรือของไม่พอขายไปได้เลย เพราะระบบ POS มีโปรแกรมสต๊อกสินค้า ที่บริหารจัดการสินค้าคงคลังได้อย่างแม่นยำนั่นเอง
5. ช่วยวางแผนโปรโมชั่น
บอกเลยว่าโปรแกรม POS ถูกออกแบบมาอย่างชาญฉลาดมาก ๆ คือ นอกจากจะระบุเมนู หรือสินค้าขายดีแล้ว ยังช่วยให้เรารู้ว่าเมนูไหน วัตถุดิบใด หรือสินค้าไหนในสต๊อกเหลือเยอะ เมื่อมีข้อมูลนี้ ทางร้านก็สามารถนำมาจัดโปรโมชั่นยั่วลูกค้าได้ เรียกว่าช่วยได้ทั้งการขาย และการตลาดกันเลยทีเดียว
6. รับรู้ยอดขายได้ตลอดเวลา
แม้จะไม่มีเวลาเข้าร้าน แต่โปรแกรม POS ก็มีฟังก์ชั่น ให้เข้าเช็คข้อมูลผ่านมือถือ แท็บเล็ต หรือ iPad ให้ผู้ประกอบการเช็คคามเคลื่อนไหวของร้านได้ทุกที่ทุกเวลา เรียกว่าสะดวกสบายสุด ๆ
7. มีฟีเจอร์ Food Delivery สำหรับร้านอาหาร
ระบบ POS ในปัจจุบัน ตอบโจทย์ร้านอาหารได้ดีขึ้น ด้วยฟีเจอร์ Food Delivery โดยเฉพาะร้านอาหารในยุคนี้ ที่ต้องปรับตัวเข้าถึงลูกค้าให้มาก การรอให้ลูกค้า มาทานอาหารที่ร้านเพียงอย่างเดียว ไม่เพียงพออีกต่อไป แต่ร้านอาหาร จะต้องหาวิธีเสิร์ฟอาหารถึงมือลูกค้า ให้ได้มาก และง่ายที่สุด ดังนั้น ลองหาระบบ POS ร้านอาหาร ที่มีฟีเจอร์เดลิเวอรี่มาใช้ดู แล้วคุณจะเพิ่มยอดขายร้านได้ไม่ยากเลย
เป็นอย่างไรกันบ้าง ได้รู้จักกับ ระบบ POS คือ อะไร? กันแล้วใช่ไหม เรียกได้ว่า เป็นตัวช่วยที่ดีมาก ๆ เลย สำหรับธุรกิจยุคนี้ เมื่อเรามีระบบ POS ดี ๆ มาช่วยดูแล ยิ่งดีกับธุรกิจของเรานั่นเอง จึงไม่แปลกใจ ทำไมระบบ POS หรือโปรแกรมขายหน้าร้านนี้ ถึงเป็นฮีโร่ในใจผู้ประกอบการมาก ๆ นั่นเอง
อ่านบทความที่เกี่ยวข้อง:
Food Delivery เครื่องมือช่วยธุรกิจยุคใหม่ให้อยู่รอด เป็นอย่างไรบ้าง?
รวมสารพัด กลโกง ช่องโหว่การทุจริต ที่เจ้าของร้านต้องรู้!
กฎหมาย ธุรกิจ ที่ผู้ประกอบการควรรู้ มีอะไรบ้าง?
สำหรับใครที่ต้องการ ต่อยอดธุรกิจ สร้างรายได้เสริม มาเริ่มต้นธุรกิจ “แฟรนไชส์ไก่ทอด” ที่คุ้มค่ามากที่สุด กับ นายหัวไก่ทอดหาดใหญ่ กันดีไหม? เริ่มต้นธุรกิจเพียง 2,490 บาท การันตีได้ว่า เป็นแฟรนไชส์ ไก่ทอด ที่ได้มาตรฐานความอร่อย และสามารถสร้างรายได้ ได้จริง คืนทุนไว คุ้มราคาอย่างแน่นอน! สนใจเริ่มต้นธุรกิจกับพวกเรา แฟรนไชส์ นายหัวไก่ทอดหาดใหญ่ คลิกเลย
อ้างอิงข้อมูลจาก : storehub.com
